Remboursement de dépenses
Dans le cadre des activités de recherche, il arrive fréquemment qu’un·e membre de la communauté CRIUGM utilise sa carte de crédit personnelle ou son argent liquide pour payer du petit matériel en tout genre, de la nourriture, des frais de déplacements, des frais d’inscription à une conférence ainsi que les compensations financières des participant·e·s à la recherche.
Pour vous faire rembourser ces dépenses, suivez la procédure suivante :
- Téléchargez et remplissez le formulaire F03 – Demande de remboursement. Tous les détails de la procédure incluant la liste des documents à joindre au dossier est disponible en téléchargement sous forme de fiche.
- Envoyez votre dossier complet en version électronique (un seul fichier PDF) via le S2C2 et déposer la version papier dans le pigeonnier « Finances » au 7e étage du CRIUGM.
Chaque semaine, l’équipe des finances traite les demandes reçues la semaine précédente. Une fois traitées, vérifiées et acheminées au CCSMTL, il faut compter un délai maximal de deux semaines avant remboursement.
Demande et rapport sur avance de fonds
Une solution de rechange à l’utilisation d’un moyen de paiement personnel pour les dépenses liées à la recherche est d’obtenir une avance de fonds. Cette méthode est principalement recommandée lorsque les montants à payer sont connus à l’avance et que le paiement est immédiatement requis, alors que les reçus sont disponibles ultérieurement. C’est le cas des compensations données aux participant·e·s à la recherche ou des frais d’inscription à une conférence scientifique.
Voici la marche à suivre pour obtenir une avance :
- Téléchargez et remplissez le formulaire F04 – Demande d’avance. Ce lien permet également de télécharger une fiche procédure détaillée pour compléter votre dossier.
- Envoyez votre dossier complet en version électronique (un seul fichier PDF) via le S2C2. Assurez-vous de bien indiquer la date approximative à laquelle les reçus seront disponibles.
- Une fois les reçus en main, téléchargez et remplissez le formulaire F05 – Rapport d’avance et préparer toutes les pièces justificatives.
- Envoyez votre dossier complet en version électronique (un seul fichier PDF) via le S2C2 et déposer la version papier dans le pigeonnier « Finance » au 7e étage du CRIUGM.
N’oubliez pas : une fois le rapport traité par les Finances, la différence vous sera retournée si la somme finale dépensée dépasse la somme avancée. Inversement, la différence vous sera réclamée si la somme avancée dépasse la somme finale dépensée.
Chaque semaine, l’équipe des finances traite les demandes reçues la semaine précédente. Une fois traitées, vérifiées et acheminées au CCSMTL, il faut compter un délai d’environ deux semaines avant paiement de l’avance ou remboursement de la différence.